8、沒有時差阻隔的電話會議

8、沒有時差阻隔的電話會議

參加exhibition（展會）是非常有效的marketing方法，大多數有實力的企業都會參加大規模的國際性行業展會，借此機會可以結識一些同行，更重要的是，能獲得很多的potential customers和actual customers。在展會上，企業設立的stand（展臺）形象地向觀眾展示其產品，觀眾能夠獲得對企業最直觀的印象。除此以外，exhibition相對于其他的marketing方式所花費的cost（成本）要小得多，是性價比極高的營銷手段。

年初，Innovo的Marketing Department就開始忙著準備四月底在英國倫敦舉辦的IT 行業展會。本來這個exhibition是每年一屆定期舉辦的，但因為前幾年席卷全球的financial crisis（金融危機）對整個行業產生了很大的影響，展會接連幾年都被取消了。隨著經濟形勢的日漸好轉，許多企業已經迫不及待地等著參加今年的exhibition，希望利用這個機會重新搶奪market share（市場份額）。

當然，Innovo也不例外，距離展會開始只剩下三周了，還有很多東西需要去準備。全公司上下一片忙碌，尤其是marketing team，老產品的市場堡壘要守住，新產品的推介更重要。周一早上八點整，Nancy就來到辦公室，打開outlook（郵件收發系統），一封郵件前面赫然標記著High Importance（極為重要）的標識：今天美國東部時間晚上六點半，也就是北京時間明天早上七點半，總部包括President（總裁）在內的領導們，要和中國區的各部門總監make a conference call（召開電話會議），檢查展會準備的progress（進展情況）。

看到這封郵件，Nancy頓時感到了莫名的壓力，雖然說這次總部要考察的主要是Sales Team的工作，但marketing的協調和協助也不容忽視。最近雖然和Sales Team一直在努力溝通，力爭不去過多地干預他們的工作。但這次展會的意義重大，不知道總部對這里的progress是否滿意，而且明天肯定要起個大早了，誰讓偏偏有這跨越經度的time difference（時差）呢。

Nancy又仔細看了看這封郵件除了部門總監們，還C.C.（carbon copy抄送）給了哪些人。心里大致估計了一下總部想要了解的內容。在lunch break（午餐休息）之前，她給Sales的總監Kelvin打了個電話，確認對方也知道了明天一早的conference call，兩人還商量了一下需要報告的內容，并很快就make a deal（達成一致）—— Kelvin主要負責報告，必要之處由Nancy做補充。

　　Plan Making Process

Be clear of the target to be achieved.

Find out the Do's and Don'ts.

Figure out how to make it in the most efficient way.

7點10分，conference room（會議室）里大家已經坐好了。負責IT的Billy正在調整screen（屏幕）。

7點30分整，會議桌中間的電話鈴響起來了。接通后，美國總部的President，CFO和他們的助理等都顯示在屏幕上。President Peter看起來還是那樣，serious（嚴肅）又不失humorous （幽默），他點頭和中國這邊的team打招呼。

Morning. Everyone. It's time to go home and be with family here.

Morning, Peter.

So, you know what I am expecting to hear from your side.

Yes. With joint effort for a whole month, we are now almost ready for the exhibition.

　We have confirmed with the organizer and make sure of our getting official invitation in time for visa application.

　Our old customers are invited to the show. Only a few declined the invitation.

　It is decided who shall go to the show and their respective task to be performed.

Well. Is there any problem that you need to let me know?

For the budget... I think we need one more million USD. You know, transportation, manning time and stand, they all cost money.

Sure. That is why our CFO (Chief Financial Officer) Jerry is here. Just send me your updated budget proposal. I will come back to you ASAP. Nancy, any comment?

I am just wondering if any one of you is joining us in the show? We definitely need support from the headquarter.

I am thinking about it. Who is welcome then? Hhhhhha....

Everybody except for spies. Seriously, we need a technician.